Проектирование сервиса для организации мероприятий
Рубрикатор
1. Идея проекта. Описание контекста и проблемы 2. Целевая аудитория 3. Описание сервиса 3.1 SWOT анализ 4. Бренд платформа 5. Айдентика 6. Ключевая механика и варфреймы 7. Интерфейс 8. Выводы из исследования
Идея проекта. Описание контекста и проблемы
Идея проекта. Мультиплатформенный сервис для организации мероприятий
Контекст Мы живем в эпоху, когда технологии трансформировали большинство сервисных отраслей, сделав процессы прозрачными, управляемыми и эффективными. Для организаторов мероприятий это возможность систематизации и упрощения работы с помощью узконаправленных сервисов.
Проанализировав существующие решения на рынке можно сделать вывод, что они закрывают часть потребностей, и не хватает профильных решений для организаторов мероприятий
Проблема
Информационная целостность. Не существует «единого источника правды». Актуальный тайминг в Trello, последняя версия сценария в Google Docs, срочные вопросы решаются в TG, а бюджет ведется в Excel. Организатор тратит до 30% рабочего времени не на решение задач, а на поиск и синхронизацию данных между этими «островками».
Ответственность за задачи Невозможно отследить, кто именно отвечает за конкретный элемент на конкретный момент времени, что приводит к ситуации «крайнего» в день мероприятия.
Масштабируемость Существующие решения не обеспечивают бесшовного перехода от этапа планирования к фазе живого исполнения. Статичный план, созданный в офисе, ломается о динамичную реальность площадки, где команде нужен не многофункциональный органайзер, а простой и мгновенный инструмент для решения оперативных задач.
Таким образом, глубинная проблема — отсутствие целостной цифровой экосистемы, которая отражала бы и поддерживала сквозной процесс организации мероприятия, от идеи до пост-анализа.
На основе выявленного проблемного поля выдвигаем следующую гипотезу:
Если спроектировать мультиплатформенный сервис, который централизует все ключевые процессы организации мероприятия (планирование, исполнение и анализ) в рамках целостного UX это может позволить:
- снизить операционную нагрузку на организатора за счет ликвидации рутины по синхронизации данных и сокращения количества используемых инструментов. - повысить управляемость и снизить риски проекта благодаря прозрачности процессов, четкому закреплению ответственности и структурированию коммуникации. - обеспечить бесшовный переход между этапами мероприятия, предоставив команде адаптивные интерфейсы (веб-админка для планирования и мобильное приложение для работы на площадке), которые соответствуют контексту их использования.
Целевая аудитория
Портрет 1сегмента ца
Сегмент 1: Event-агентства (малый и средний бизнес)
Портрет: - 35 лет, владелец агентства на 10-15 человек - 5-7 лет в индустрии, вырос из фрилансера - Ежегодно проводит 30-50 мероприятий разного масштаба - Команда: 3 продюсера, 2 координатора, фрилансеры
Боли: «Теряю 3 часа в день на синхронизацию таблиц и чатов», «Не могу масштабироваться, каждый проект требует моего личного контроля», «Подрядчики постоянно подводят, но найти новых — долго и рискованно», «Клиенты просят скидку, а я не могу точно посчитать маржу проекта», «В сезон команда выгорает из-за хаоса в коммуникациях».
Потребности: - Инструменты для делегирования без потери контроля - Прозрачная аналитика profitability каждого проекта - Предотвращение выгорания команды через автоматизацию рутины
Портрет 2сегмента ца
Сегмент 2: Корпоративные event-менеджеры
Портрет: Мария, 28 лет, менеджер в крупной IT-компании - Отвечает за 20+ корпоративных мероприятий в год - Подотчетна директору по маркетингу - Работает с ограниченным бюджетом и строгим KPI
Боли: «Каждый отчет для руководства готовлю 2 дня вручную», «Юридический отдел неделями согласовывает договоры с подрядчиками», «Не могу доказать ROI мероприятий — нет чистой аналитики», «Постоянно нарушаю брендбук из-за человеческого фактора», «Финансовый контроль занимает больше времени, чем креатив».
Потребности: - Автоматизация отчетности по установленным шаблонам - Ускорение процессов согласования - Инструменты для измерения эффективности ивентов - Гарантии соблюдения корпоративных стандартов - Прозрачный контроль бюджета в реальном времени
Портрет 3сегмента ца
Сегмент 3: Независимые продюсеры-фрилансеры
Портрет: «Многозадачная Алина», 32 года, работает одна на 10-15 проектов в год Специализируется на нишевых мероприятиях (воркшопы, свадьбы) Сама ведет клиентов, подрядчиков и бюджет
Боли: «Одновременно веду 5 чатов с клиентами — что-то всегда теряю», «Нет времени на привлечение новых клиентов, вся в операционке», «Боюсь брать крупные проекты думаю, что не справлюсь одна», «Финансовые потоки смешиваются, не вижу чистый доход», «Нет шаблонов и каждый раз изобретаю велосипед».
Потребности: - Консолидация всех коммуникаций в одном месте - Автоматизация рутинных процессов (документы, напоминания) - Доступ к сети проверенных подрядчиков - Инструменты для управления личными финансами - Готовая библиотека шаблонов и чек-листов
Кросс-сегментные инсайты:
- Все сегменты испытывают «информационную усталость» от необходимости работать в 5+ несвязанных системах
- Ключевой запрос не просто автоматизация, а создание предсказуемой рабочей среды
- Готовность платить напрямую коррелирует с экономией времени и снижением операционных ошибок
- Критически важна мобильность — доступ к системе в любых условиях
Описание сервиса
Dayset13 — мультиплатформенный сервис для организации мероприятий.
Потребности, которые закрывает сервис (Jobs-to-be-Done):
Для организатора: - Я хочу автоматизировать рутинные задачи (напоминания, рассылки, отчёты), чтобы тратить время на креатив и общение - Я хочу перестать терять информацию и контроль между разными сервисами и людьми».
Для мероприятия (как системы): - Мне нужна единая цифровая среда, которая уменьшит хаос, повысит вовлечённость и соберёт ценную обратную связь
Job Stories для Организатора:
- Когда я планирую программу мероприятия, я хочу легко менять порядок выступлений и время, чтобы оперативно реагировать на форс-мажоры.
- Когда мероприятие началось, я хочу видеть на одном экране ключевые метрики (посещаемость, активность в чатах, нагрузка на WiFi), чтобы оперативно принимать решения.
- Когда я, как организатор мероприятия только начинаю продумывать новое событие, я хочу иметь перед глазами проверенный пошаговый план и чек-листы для подобного формата, чтобы ничего не упустить на старте и сэкономить время на планировании.
Ключевые инновации и ценность для организатора:
- Единый источник правды: Больше никаких «версий правды» в разных файлах и чатах. Все данные о событии (контакты, программа, финансы, задачи) живут и синхронизируются в одном месте.
- Автоматизация как со-организатор: Платформа берет на себя рутинные, но критически важные задачи: напоминания, триггерные рассылки, сбор данных, генерация отчётов.
SWOT анализ
Сильные стороны
- Бесшовная интеграция рабочих процессов. Объединение разрозненных этапов (планирование → продажи → логистика → live-управление → аналитика) в единый линейный поток внутри одного интерфейса — ключевое преимущество.
- Снижение порога входа. Шаблоны, чек-листы и интуитивный конструктор позволяют непрофессионалам (например, стартапам, небольшим лекториям) организовывать события высокого операционного уровня.
Слабые стороны
- Сложность первоначальной миграции. Переход с набора привычных инструментов (Trello, Google Sheets, Timepad и т. д.) на единую платформу требует усилий по переносу данных и изменения рабочих привычек, что может стать барьером для внедрения.
- Зависимость от сторонних интеграций. Для полноценной работы необходимы стабильные API-интеграции с платежными системами, сервисами карт (для рассадки), возможно, 1С. Сбои или изменения в их политике могут повлиять на продукт.
Возможности
- Партнёрство с «коммуникационными» платформами. Отсутствие своего модуля — возможность для стратегических альянсов. Можно стать официально рекомендованным инструментом для крупных агентств или интегратором для сервисов вроде Telegram Business, WhatsApp API, SendPulse. «НАЗВАНИЕ+ [Мессенджер]» как стандарт отрасли.
Угрозы
- Конкуренция со стороны «больших игроков». Крупные тикетинговые системы (Ticketland, Timepad)
- Экономическая волатильность. В периоды кризиса бюджеты на мероприятия сокращаются в первую очередь. Организаторы могут вернуться к бесплатным или более дешёвым разрозненным инструментам.
Выводы из SWOT:
(S+O): Использовать силу единого рабочего пространства и Live Dashboard, чтобы агрессивно захватывать средний и B2B-сегмент, предлагая невиданный ранее уровень контроля и операционной эффективности. Активно развивать партнёрские экосистемы с коммуникационными и нишевыми сервисами.
(S+T): Укреплять «крепость» продукта, непрерывно углубляя специфичную аналитику и отчётность, которую не смогут быстро скопировать крупные, но более универсальные конкуренты.
Бренд платформа
Характер бренда
Ценности продукта:
- Самостоятельность и контроль. Контроль и прозрачность на каждом этапе работы. Нужно под каждый запрос.
- Смелые решения. Мы верим, что лучшие события рождаются на стыке жанров и смелых решений.
- Nextgen пользовательский опыт. Обеспечивать плавность пользовательского опыта, чтобы помочь в организации каждому пользователю
- Доступность. Нам важно предоставить каждому человеку возможность по новому представить пространство для решения разных задач
Ценностное предложение
Айдентика
Нейминг Dayset13 — это название, которое объединяет в себе два ключевых понятия:
Day — день, который нужно прожить идеально. Событие, главный срок, кульминация всех усилий. Set — действие. Это установка, настройка, приведение в готовность. Цифра 13 в названии отсылает к стремлении к идеалу.
Ключевые ассоциации, заложенные в названии:
- Технологичность и точность: «Set» отсылает к настройкам (settings) в цифровом мире. Сервис — ваш инструмент для тонкой настройки. - Контроль и порядок: Всё «set and done» установлено и сделано. Ощущение контроля над процессом. - Динамика и энергия: Название короткое, энергичное, похоже на стартовую команду. С ним легко работать.
Пример носителя с айдентикой бренда
Примеры носителей с айдентикой бренда
Пример носителя с айдентикой бренда
Посты для соцсетей
Лендинг
Для возможной рекламы сервиса был создан лендинг, который знакомит потенциальных пользователей с основными функциями Dayset. Главный призв к действию, это получить доступ к демо варианту сервиса.
В первое время запуска этот сервис может быть бесплатным для пользователей, а в дальнейшем добавлять больше интересных функций, которые будут в платной подписке
Первый экран лендинга
Лендинг сервиса
Лендинг сервиса
Ключевая механика и варфреймы
Архитектура сервиса
Ключевая механика
Dayset13 — это универсальная платформа которая направлена на организацию мероприятий, ивентов, тимбилдингов. В ней сочетаются привычные инструменты для планирования, но дополненные нишевыми функциями, которые будут полезны организаторам.
Монетизация продукта предполагается засчёт коллаборации с площадками (размещения их планов в сервисе и дополнительная реклама), так же платной подписки, дающей пользователям дополнительный функционал. В виде разных режимов доступа, командной работы и тд.
Но так как цель сервиса в первую очередь быть легким и доступным решением, почти весь нужный функционал будет открыт в бесплатной версии.
Вайрфреймы 1 модуль
Вайрфреймы собирались по первым шагам пользователя и охватывали базовые функции планирования. С помощью них я уточнила свои идеи касательно интерфейса, эскизно набросала путь пользователя и точки контака.
Интерфейс
Онбординг
Пользователь начинает свою работу в сервисе с онбординга. В ходе него можно подобрать шаблонные действия для организации мероприятия (подходит для новичков и упрощает вход в сервис), также внести первые ключевые данные о проекте (название, тематику, бюджет, количество гостей…)
Экраны онбординга
Главная страница и виджеты
На главной странице сервиса пользователь может перемещаться между разделами с помощью меню (sidebar), также смотреть сводку по виджетам, которые можно настроить под свои цели.
Виджеты были выбраны для понятной визуализации данных в проекте и быстрого доступа к изменениям в разделах.
Экран главной страницы
В разделе с виджитами можно найти подходящие под цели мероприятия
Экран с виджитами
Визуализация карточек с фичами
Интерактивная доска с задачами
В сервисе задействованы привычные для пользователя инструменты планирования задач.
Задачи можно перемещать между статусами в кандам доске проекта. При этом можно раздлять доски на смысловые категории. Например: задачи подрядчиков, задачи связанные с площадкой или с продвижением
Визуализация связи сущностей
Функционал, который подчеркнула из исследования — это то, что важно создать интерактивную временную шкалу, где можно визуально регулировать продолжительность элементов программы, устанавливать зависимости между задачами и автоматически рассчитывать временные буферы. Такая система может учитывать логистические цепочки — например, автоматически сдвигать время начала оформления зала при задержке поставки декораций.
Важной функцией является — возможность связывания задач, создание зависимостей. Зависимости как в конкретных разделах так и между ними.
Подробную информацию о зависимостях задачи или к какой задаче относится под-задача можно в деталях или в визуализации на таймлайне.
Экраны с задачами
Экран с задачами
Таймлайн мероприятия
Важным инструментом, особенно для больших мероприятий является — раздел управления бюджетом.
В Dayset13 любой ответственный на площадке может мгновенно зафиксировать расход (с фото чека например), отнести его к статье бюджета и отправить на мгновенное согласование.
Экран с таймлайном мероприятия
План всего мероприятия может сыграть решающую роль в критических ситуациях. Сервис позволяет хранить всю логистику в одном месте — от выезда визажиста до момента, когда включают салют. Не нужно держать это в памяти или искать в сотне чатов. Можно заранее делегировать задачи ассистентам, просто дав им доступ к их отрезку таймлайна. Все видят свои задачи и время. Так же система сама может слать напоминания подрядчикам, смс гостям о начале церемонии или распечатать тайминг для водителя.
Бюджет. Финансовый контроль проекта
Перед началом работы с бюджетом, пользователь выбирает каким образом внести данные. Если у организатора уже была база с бюджетом, то ее можно загрузить в сервис. В случае, когда мы на этапе создания проекта, можно внести данные вручную или доверить примерное распределение бюджетом сервису, выбрав шаблон.
Экраны с настройкой бюджета
Экран с разделом бюджета
Проектная документация и отчеты
Для того, чтобы сервис упрощал рутинные процессы в нем есть функционал с документацией и отчетами.
Виджеты с визуализацией данных
Экраны с документацией и отчетами
Экран с документацией и иконки
Гости и рассадка
Знакомые функции для организатора, дополнены нишевыми разделами, такими как: отслеживание пригласительных и кастомная рассадка гостей на площадки для более камерных мероприятий.
Экраны с рассадкой гостей
Модальные окна
Пустое состояние экрана пригласительных
Выводы
В данной главе был представлен сервис Dayset, его платформа бренда и айдентика. Были продуманны основные механики и прототип будущего сервиса.
Заключение
Результатом проведенного исследований и этапа проектирования стал инструмент для организации мероприятий, который сочетает в себе не только привычные функции планирования, но и нишевый функционал полезный организаторам.
Dayset создан не просто для привычной организации событий, но и для помощи в освоении эффективных подходов к планированию, поиску баланса между креативными идеями и рутинными задачами. Онбординги, встроенные виджеты и востребованные функции делают этот продукт полезным и удобным как в реализации камерных мероприятий, таки в планировании масштабных ивентов.