Создание и заполнение технической документации компании
Работа рекламного агенства — сложный многоуровневый процесс. Для структуризации и упрощения работы необходимо заполнение специализированная документация. Грамотный документооборот облегчает взаимодействие между участниками, позволяя обеим сторонам получать четкие и точные данные о предстоящей или проделанной работе. Внимательное и бережное обращение с документами позволяет создать кампанию, являющейся успешной после реализации проекта.
Рубрикатор:
1. Общие сведения о проекте 2. Коммерческое предложение 3. Бриф 4. Тайминг проекта 5. Внешняя и внутренняя смета проекта
Настоящее визуальное исследование представляет собой изучение и формирование необходимого объема технической документации как со стороны дизайнерского агенства, так и со стороны заказчика. Подробный разбор документов с большим объемом данных, их структуризация, отбор необходимых сведений позволят грамотно выстраивать рабочий процесс и взаимодействие с подобного рода информацией в будущем.
Выбранные действующие лица деловой коммуникации:
Брендинговое агенство (исполнитель)
Студия креативной печати (заказчик) В роли заказчика была сформирована гипотетическая студия печати, так как рабочий процесс и специфика работы подобных предприятий наиболее знакома и понятна для работы.
Коммерческое предложение
Коммерческое предложение — это документ, с информацией о компании и ее услугах, обязательно включающий предложение о сотрудничестве. Задачей коммерческого предложения (КП) является рассказать потенциальному партнеру или клиенту об услугах, которые ваша компания может им предложить, в чем выгоды и преимущества сотрудничества с вами.
В КП необходимо указывать контактные данные исполнителя и потенциального клиента, которому вы его отправляете.
Часто КП составляют в формате таблицы Exel, но возможны и другие варианты.
Исходный файл с коммерческим предложением можно посмотреть по ссылке: https://docs.google.com/spreadsheets/d/12ZDNJ9Jd7enWhchXVCeGrmVsNCBrhEpa/edit#gid=2052767181
Бриф
Абсолютно в любой документации, связывающей заказчика и исполнителя, необходимо размещать блок с контактными данными. Это упрощает коммуникацию и просто является правилом хорошего тона.
Для качественного выполнения работы агенством, заказчику необходимо предоставить всю имеющуюся информацию о его проекте, а так же о видении будущего проекта после работы с дизайн агенством. Необходимо учесть имеющийся уже визуальный материал при его наличии, основных конкурентов, компании, которые являются привлекательными с точки зрения заказчика, указать общий объем желаемого проекта и сроки его реализации. Вся вышеперечисленная информация указывается в техническом документе под названием бриф.
Особенно важным этапом в брифовке клиента является выяснение особенностей конкурентной среды. Кто их конкуренты, какова их ценовая политика, распространенность, позиционирование. Для данного заказчика было определено несколько основных конкурентов в городе Санкт-Петербург.
Классический офис сети копицентров «OQ»
Перечень услуг, предоставляемый копицентрами «OQ». Информация взята с официального сайта сети.
Перечень услуг, предоставляемый типографией «Политех-пресс». Информация взята с официального сайта сети.
Перечень услуг, предоставляемый типографией «Центр 297». Информация взята с официального сайта сети.
Географическое положение типографии «Центр 297». Информация взята с официального сайта сети.
После выяснения общей информации о продукте бренда следует составление четких технических задач по каждому из запросов заказчика.
Для упрощения коммуникации с заказчиком при работе над элементами дизайна, лучшим решением будет визуализация всех возможных профессиональных элементов, словесная формулировка которых может ввести клиента в заблуждение.
При работе над комплексным проектом у заказчика могут появиться дополнительные запросы, которые тоже необходимо сразу обговаривать.
Исходный файл брифа можно посмотреть по ссылке: https://docs.google.com/document/d/1YZyMuc_EDo5K19_PPY_8rsmRTmaKBl7m/edit
Тайминг
После определения фронта работ, необходимо сформировать список необходимых для выполнения процессов и установить временные промежутки каждого из них. Файл с таймингами должен находиться как у заказчика так и у исполнителя, так как соблюдение временных границ — важный фактор качественной и слаженной работы.
Исходный файл с таймингом проекта можно посмотреть по ссылке: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1PCdllxrXHuL43aWOKRrEd5mOe0C2IbcA/edit#gid=313665108
Смета
После составления конкретного перечня выполняемых исполнителем работ необходимо сформировать смету проекта. Смета — это документ, описывающий условия, порядок и объемы несения расходов заказчиком по ходу реализации проекта. Помимо сметы для заказчика формируется так же внутренняя смета с описанием себестоимости выполняемых исполнителем процессов. Эта смета предназначена только для внутреннего пользования и заказчик ее видеть не должен. В смете так же стоит наиболее подробно описать объем и состав выполняемых работ, чтобы после их выполнения ни у одной из сторон не возникало вопросов. Для удобства презентации внешняя смета для заказчика (выделена черным) и внутренняя смета (выделено зеленым) соединены в один документ.
В конце сметы подсчитывается общий расход средств за проект и общая себестоимость всех выполненных процессов, рассчитывается чистая прибыль компании и рентабельность проекта для исполнителя.
Исходный файл сметы можно посмотреть по ссылке: https://docs.google.com/spreadsheets/d/19McP_od8iJdouDZte-BBpZ3tcocDqErU/edit#gid=2027928727
Источники
Список источников фотоматериалов можно посмотреть по ссылке: https://docs.google.com/document/d/1dXW3QnnHQI_0pVjxSUYqc-Rx3E9-rU5elUittwUBiIo/edit?usp=sharing